Délais d'envoi des convocations
Pour un tournoi FFT homologué, le guide de la compétition FFT précise que les convocations doivent être envoyées aux joueurs au minimum 48 heures avant le premier match. Ce délai est un minimum réglementaire, pas un idéal. En pratique, envoyer les convocations 3 à 5 jours avant réduit les désistements de dernière minute.
Les convocations ne peuvent être envoyées qu'après le tirage au sort. Pour tenir les délais, le tirage doit donc être réalisé au moins 3 à 5 jours avant le tournoi.
Informations obligatoires dans une convocation padel
Identification du tournoi :
- • Nom du tournoi, catégorie (P100, P500, OPEN, LOISIR...)
- • Date du tournoi, lieu précis (nom du club, adresse, accès)
Informations de match :
- • Nom(s) de l'adversaire ou des adversaires de la poule
- • Horaire du premier match, terrain attribué
- • Heure de convocation (15 à 30 minutes avant le premier match)
Règles pratiques :
- • Balle officielle du tournoi
- • Règle de forfait : délai de tolérance avant déclaration de forfait
- • Nom et numéro de téléphone du responsable sur place
Ce qu'une convocation ne doit pas faire
- ✗Être un PDF illisible sur mobile. La majorité des joueurs lisent leur convocation sur téléphone.
- ✗Être trop longue. L'essentiel doit tenir en une lecture de 30 secondes.
- ✗Regrouper plusieurs équipes dans le même email. Chaque capitaine doit recevoir un email individuel.
Combien de temps prend l'envoi manuel des convocations ?
Pour un tournoi de 16 équipes, l'envoi manuel représente 16 emails individuels à rédiger ou adapter, soit 1 à 2 heures en saisie soigneuse. Pour 24 équipes : comptez 2 à 3 heures.
Les erreurs (mauvais adversaire, mauvais terrain, mauvais horaire copié-collé) sont fréquentes et nécessitent des envois correctifs, allongeant encore la tâche.
Gérer les mises à jour de convocations
Les convocations envoyées ne sont pas définitives. Un désistement de dernière minute, une modification de planning, un problème de terrain : ces imprévus nécessitent d'envoyer des convocations mises à jour. L'objet de l'email doit clairement mentionner la mise à jour : « MISE À JOUR — Convocation — [Nom du tournoi] ». L'ancienne convocation doit être explicitement annulée dans le corps du message.